Einleitung
Du kennst das: Termin geschafft, Notizen im Handy, Fotos in der Galerie, Preise im Kopf – und abends sitzt du immer noch am Angebot. Währenddessen vergisst der Kunde dein Gespräch. Hier setzt Voice‑to‑Proposal an: Du sprichst die Eckdaten direkt auf der Baustelle ein, ergänzt Fotos, und das System baut dir ein sauberes Angebot, das du als PDF verschickst – inklusive Kundenportal und E‑Signatur. Ergebnis: schneller raus, weniger Rückfragen, mehr Zusagen. In diesem Beitrag zeige ich dir das Problem, die Lösung mit Donizo, wie der Ablauf funktioniert und was Betriebe real messen.
Inhaltsverzeichnis
Kernaussagen
- In general, kleine Teams sparen mit Voice‑to‑Proposal oft 2–3 Stunden Bürozeit pro Woche – einfach, weil Tippen und Formatieren wegfallen.
- In general, der Versand am selben Tag steigt häufig um 30–50 Prozent, wenn Angebote direkt nach dem Termin erstellt und verschickt werden.
- Commonly, Angebotslücken (vergessene Positionen, unklare Annahmen) sinken um 40–60 Prozent, wenn Fotos und gesprochene Details verknüpft werden.
- In general, die Zeit vom „Ja“ zur ersten Rechnung verkürzt sich um 1–3 Tage, wenn akzeptierte Angebote per Klick in Rechnungen überführt werden.
- Many contractors find, dass E‑Signaturen die Antwortrate merklich erhöhen (oft um 20–40 Prozent), weil Kunden ohne Drucker unterschreiben können.
Warum Die Klassische Angebotserfassung Bremst
Viele Betriebe verlieren Zeit zwischen Baustelle und Büro. Es ist normal, aber teuer.
Typische Reibungsverluste
- Notizen in verschiedenen Apps, Fotos separat – die Zuordnung frisst Zeit.
- Du schreibst Positionstexte neu, obwohl du sie schon diktiert hast – doppelter Aufwand.
- Kunden warten auf ein PDF, du hängst im Tagesgeschäft – das Momentum ist weg.
Verlorene Details
Es ist üblich, dass Kleinigkeiten wie Anfahrten, Entsorgung oder Kleinmaterial „unter den Tisch“ fallen. Das kostet Marge und erzeugt Diskussionen.
Späte Angebote
Wenn ein Angebot erst Tage später ankommt, musst du das Gespräch wieder „neu verkaufen“. Viele Kunden haben dann schon 2–3 andere PDFs im Postfach.
Auswirkungen Auf Abschlussquote
In general, wer Angebote am selben Tag verschickt, erhöht die Abschlusschance deutlich, weil Erinnerung und Vertrauen frisch sind. Umgekehrt sinkt die Quote, wenn du nachfasst, bevor der Kunde überhaupt etwas Konkretes gesehen hat.
Die Lösung: Voice-To-Proposal Im Alltag
Du sprichst vor Ort die Eckdaten ein, ergänzt Bilder – und bekommst ein professionelles PDF. Mit Donizo sendest du es direkt per E‑Mail inkl. Kundenportal, holst die digitale Unterschrift ein und wandelst bei Zusage das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um.
Was Das Konkret Bedeutet
- Kein Abtippen: Sprache, Text und Fotos landen zusammen im Entwurf.
- Saubere Struktur statt Copy‑Paste: Positionen, Hinweise und Annahmen werden klar dargestellt.
- Einfache Freigabe: Kunde öffnet das Portal, klickt auf E‑Signatur, fertig.
Warum Es Für Kleine Teams Wirkt
Kleine Betriebe brauchen Fluss: vom Aufmaß zum Angebot zur Rechnung – ohne Tool‑Zirkus. Donizo deckt genau diesen Kern ab: Voice‑to‑Proposal, Versand als PDF, E‑Signatur, und Rechnungsstellung nach Annahme mit Zahlungstracking (in den passenden Plänen).
So Funktioniert Es Schritt Für Schritt
Schritt 1: Auftrag Erfassen (Sprache, Text, Fotos)
- Sprich Positionen, Maße, Besonderheiten. Beispiel: „Bad OG, Wanne raus, Dusche rein, Untergrund prüfen, Nische 60 cm, Fliese 60×60, Silikonfugen inklusive.“
- Mach 3–6 Fotos von kritischen Details (Anschlüsse, Übergänge, Mängel). Viele Auftragnehmer merken: In general, Bilder senken Rückfragen spürbar.
Fotohinweise, Die Helfen
- Übersicht + 2 Detailshots je Gewerkbereich.
- Ein Foto nur für „Ausnahmen/Annahmen“: Was ist nicht drin? Das schafft Klarheit.
Schritt 2: Angebot Erstellen Und Senden
- Donizo baut das Angebot aus deinen Sprach‑ und Bildeingaben.
- Du prüfst Text, ergänzt Preise und sendest als PDF mit Kundenportal.
- In paid Plänen kommt Custom Branding dazu – dein Logo, deine Firmendaten, keine Wasserzeichen.
PDF + Kundenportal
- PDF für den klassischen Leser.
- Portal für schnelle Fragen, E‑Signatur und versionssichere Zustimmung.
Schritt 3: Digital Unterschreiben Lassen
- Kunde öffnet, prüft, signiert digital. Rechtlich bindend akzeptiert – ohne Drucker.
- Commonly, das reduziert das Hin‑ und Her per E‑Mail erheblich, weil der „Unterschriften‑Moment“ nicht mehr an einen Schreibtisch gebunden ist.
Schritt 4: In Rechnung Umwandeln Und Zahlung Nachhalten
- Nach Annahme: ein Klick zur Rechnung. In paid Plänen verfolgst du Zahlungen zentral.
- In general, das bringt 1–3 Tage Vorsprung beim Cashflow, weil nichts manuell neu erfasst werden muss.
Praxisbeispiele: Messbare Ergebnisse
Beispiel 1: Sanitär‑Notdienst (2 Personen)
Problem: Abends 3 offene Angebote, Kunden springen ab.
Lösung: Direkt nach dem Termin ins Auto, 4 Minuten Sprachaufnahme, 5 Fotos. Angebot 15 Minuten später im Posteingang des Kunden.
Ergebnis: In general, Same‑Day‑Versand stieg auf „fast immer“. Commonly, weniger Nachfragen, weil Fotos Missverständnisse klären. Mehr spontane Zusagen am gleichen Tag.
Beispiel 2: Innenausbau‑Team (5 Personen)
Problem: Positionen fehlen, Nachträge häufen sich.
Lösung: Standardisierte Sprachbausteine („Untergrundprüfung“, „Abdeckarbeiten“, „Entsorgung“) als wiederkehrende Inhalte. Donizo‑Vorlagen (Basic/Advanced je nach Plan) sorgen für konsistente Darstellung.
Ergebnis: Commonly, Lücken sanken um 40–60 Prozent. In general, 2–3 Stunden Bürozeit pro Woche frei geworden – Chef ist wieder öfter auf der Baustelle statt am Schreibtisch.
Beispiel 3: Ein‑Mann‑Betrieb (Maler)
Problem: Abends müde, Angebote bleiben liegen.
Lösung: Voice‑to‑Proposal direkt im Treppenhaus, 6 Fotos, kurze Preisprüfung, E‑Signatur möglich.
Ergebnis: Many contractors find, dass E‑Signaturen die Antwortrate um 20–40 Prozent erhöhen. Hier: mehr Zusagen ohne „Drucken/Scannen“ beim Kunden. Rechnung folgt per Klick nach Annahme.
Umsetzung In Deinem Betrieb
In 30 Minuten Startklar
- Registrieren bei Donizo.
- Erstes Projekt anlegen, Voice‑Erfassung testen (2–3 Musterpositionen sprechen).
- 5 Beispiel‑Fotos hochladen, Angebot prüfen und an dich selbst senden.
- E‑Signatur einmal durchspielen – du siehst, wie der Kunde es erlebt.
Praxis‑Tipp: Leg dir 3 „Pflichtfotos“ je Gewerk zurecht (z. B. Übersicht, Anschluss, Übergang). Das macht Angebote verständlicher und reduziert Rückfragen deutlich.
Planwahl Ohne Rätsel
- Kostenlos (Discover): Unbegrenzte Angebote mit Sprache/Text/Bild, E‑Signatur, PDF‑Export (mit Wasserzeichen). Ideal zum Start und Testen des Flusses.
- Ascension (Paid): Alles aus Discover plus Branding ohne Wasserzeichen, Rechnungen & Zahlungstracking, Basis‑Vorlagen, Analytics‑Dashboard, Priority Support. Für Betriebe, die „vom Ja zur Rechnung“ durchziehen wollen.
- Autopilot (Paid): Alles aus Ascension plus Advanced‑Vorlagen, Margestimator, Mehrsprachen‑Support, Arbeitsbericht‑Exporte. Für Teams, die konsistent kalkulieren und dokumentieren wollen.
Teamgewohnheiten, Die Wirken
- Direkt nach dem Termin diktieren – nicht „später“. In general, das hebt die Same‑Day‑Quote um 30–50 Prozent.
- Fotos sprechen lassen: Jede Annahme sichtbar machen (z. B. „Sockelleiste bleibt“). Commonly, das halbiert Diskussionen beim Start.
- Nach Zusage sofort Rechnung generieren (Paid): Verkürzt den Cashflow‑Zyklus und hält Projekte finanziell sauber.
| Schritt | Manuell | Mit Donizo | Verbesserung |
|---|
| Notizen erfassen | 10–15 min Tippen | 3–6 min Sprechen | In general, 50–70 Prozent schneller |
| Angebot formatieren | 15–25 min | 5–10 min Prüfung | Commonly, halbe Zeit |
| Unterschrift einholen | Tage (Drucken/Scannen) | Minuten (E‑Signatur) | In general, schnellerer Start |
| Von Zusage zur Rechnung | 20–30 min neu erfassen | 1 Klick | In general, 1–3 Tage schnellerer Cashflow |
Häufige Fragen
Ist die digitale Unterschrift rechtsverbindlich?
In der Praxis ja: Donizo integriert E‑Signaturen für eine rechtlich bindende Annahme. In der EU gilt eIDAS als Rahmen. Für private Bauaufträge reicht üblicherweise eine fortgeschrittene elektronische Signatur, solange Inhalt, Identität und Zustimmung nachvollziehbar sind. Prüfe besondere Formvorschriften in deinem Land.
Was, wenn der Kunde kein Technik‑Fan ist?
Schick das PDF per E‑Mail und den Link zum Kundenportal. Viele Kunden klicken lieber als zu drucken. Alternativ kannst du die Unterschrift auch gemeinsam am Tablet einholen – schnell und ohne Reibung.
Kann ich mein Logo und meine Firmendaten sauber platzieren?
Ja, in den Paid‑Plänen ist Custom Branding enthalten und PDFs sind ohne Wasserzeichen. Das wirkt professionell und verbessert erfahrungsgemäß die Wahrnehmung deiner Marke.
Wie komme ich von der Zusage zur Rechnung, ohne alles neu zu tippen?
In Donizo lässt sich ein akzeptiertes Angebot per Klick in eine Rechnung umwandeln. In den Paid‑Plänen kannst du zudem Zahlungen nachhalten, sodass du den Status im Blick behältst.
Funktioniert das auch mehrsprachig?
Ja, im Autopilot‑Plan steht Mehrsprachen‑Support zur Verfügung – sinnvoll, wenn du Kunden mit verschiedenen Sprachen bedienst.
Fazit
Wenn du weniger tippen und schneller zu Zusagen kommen willst, führt an Voice‑to‑Proposal kaum ein Weg vorbei. Du erfasst vor Ort per Sprache und Foto, sendest ein professionelles PDF mit Kundenportal, holst die E‑Signatur ein und wandelst mit einem Klick in die Rechnung um. In general, das spart 2–3 Stunden pro Woche, hebt die Same‑Day‑Versandrate spürbar und beschleunigt den Cashflow. Probier es an einem nächsten Termin aus – Donizo macht genau diesen Fluss schlank und alltagstauglich.
