Introduzione
Quante proposte rimangono nel limbo perché si perdono tra allegati, spam e versioni diverse? Succede a tutti. Il punto è accorciare il percorso tra “ok, mi piace” e una firma valida. Qui entra in gioco l’invio con portale cliente e firma elettronica integrata di Donizo. In pratica: parli, alleghi foto, generi la proposta, la invii con un link pulito, il cliente legge da smartphone e firma. Poi trasformi l’accettazione in fattura in un clic. Meno giri di mail, meno fraintendimenti, più accordi reali.
Indice
Punti Chiave
- In generale, passare da allegati email a portale + firma riduce il ping‑pong del 30‑50 percento.
- È comune recuperare 2‑3 ore a settimana di amministrazione solo eliminando allegati, risposte e revisioni duplicate.
- Molti clienti aprono le proposte da smartphone in oltre il 70 percento dei casi: link al portale + PDF leggibile è decisivo.
- In generale, quando il percorso è chiaro, oltre l’80 percento delle firme arriva entro 24‑48 ore.
Il Problema: Proposte Che Si Perdono
Cosa succede oggi
- Allegati pesanti bloccati dai filtri o finiti in spam.
- Versioni diverse dello stesso documento in catene email infinite.
- Clienti che aprono da smartphone e non riescono a leggere bene o a stampare.
In generale, tra il 40 e il 60 percento delle proposte inviate come semplici allegati rischia di perdersi tra caselle email e regole anti‑spam. Molti appaltatori riferiscono che il “Sì” verbale c’è, ma manca una firma valida e tracciabile. Risultato: lavori che slittano, prezzi che invecchiano, margini che evaporano.
Perché impatta margine e tempi
- Ritardi = finestre di lavoro perse e sovrapposizioni con altri cantieri.
- Ogni giro extra di email è tempo non fatturabile.
- Più tempo tra invio e firma = più rischio di ripensamenti o richieste di sconto.
La Soluzione: Invio Con Portale E Firma In Donizo
Cosa offre concretamente
- Invio con portale cliente: la proposta vive in un luogo unico, pulito e sempre raggiungibile da link.
- Firma elettronica integrata: il cliente firma digitalmente con valore legale.
- PDF professionale: immediatamente condivisibile; nei piani a pagamento senza filigrana e con branding.
- Da accettazione a fattura in 1 clic: niente ricopiare dati, meno errori.
Piani e dettagli utili
- Discover (gratuito): proposte illimitate via voce/testo/foto, firma elettronica, PDF con filigrana.
- Ascension (a pagamento): tutto il precedente + branding personalizzato, fatturazione e tracciamento pagamenti, modelli base, dashboard di analisi, supporto prioritario, PDF senza filigrana.
- Autopilot (a pagamento): tutto in Ascension + modelli avanzati, stimatore margini, supporto multi‑lingua, export report lavori.
Il cuore che fa risparmiare tempo? Voice to Proposal: detti dal sopralluogo, alleghi foto, e hai una proposta pronta da inviare con il portale integrato.
Dal Voce A Proposta Al PDF Firmabile
Passo 1: Cattura sul campo
- Dettatura libera: descrivi lavorazioni, accessi, vincoli, esclusioni.
- Foto dei punti critici: prima le scatti, poi le inserisci in proposta.
- Note testuali per misure e codici prodotto.
Passo 2: Genera la proposta
- Bozza immediata con Voice to Proposal.
- Rifinitura con modelli (base o avanzati in base al piano) e branding se attivo.
Passo 3: Invio con portale e PDF
- Il cliente riceve un link al portale e il PDF allegato.
- Lettura fluida da smartphone: niente download pesanti.
Passo 4: Firma elettronica
- Il cliente firma digitalmente; accettazione archiviata.
- È comune vedere firme entro 24‑48 ore quando tutto è chiaro e leggibile.
Passo 5: Subito in fattura
- Con Invoice Management, trasformi l’accettazione in fattura in un clic.
- In Ascension, hai il tracciamento pagamenti per seguire gli incassi senza fogli di calcolo.
Passo 6: Per clienti multilingua (Autopilot)
- Invia la proposta nella lingua del cliente grazie al supporto multi‑lingua.
- In generale, la comprensione migliore riduce richieste di chiarimenti del 20‑30 percento.
Risultati Reali: Tempi, Meno Ping-Pong, Più Incassi
Esempio reale (scenario tipico)
Marco, impresa idraulica di due persone.
- Prima: allegati PDF, 6‑8 email per allinearsi, firma “ok in chat”. Media: 5 giorni tra sopralluogo e via libera.
- Dopo Donizo: dettatura in furgone, invio con portale, firma digitale. Media: 24‑48 ore per l’accettazione. Tempo d’ufficio liberato: 2‑3 ore a settimana.
Confronto pratico
| Aspetto | Allegato Email | Invio con Portale Donizo |
|---|
| Accesso cliente | File che può perdersi o pesare troppo | Link + PDF sempre reperibile |
| Lettura da smartphone | Spesso scomoda | Ottimizzata, niente stampa |
| Firma | Spesso verbale o scannerizzata | E‑signature legale integrata |
| Errori di ricopia | Alti tra proposta e fattura | Fattura in 1 clic dalla proposta |
| Branding | Incoerente | Branding personalizzato nei piani a pagamento |
In generale, i team che adottano portale + firma vedono un calo del 30‑50 percento delle email di chiarimento e un aumento di 5‑15 punti nel tasso di accettazione quando le proposte sono leggibili, firmabili e coerenti col brand.
Implementazione Rapida: Checklist Operativa
Settaggio iniziale (45‑60 minuti)
- Carica logo e dati azienda (piani a pagamento) per PDF credibili.
- Prepara 2‑3 modelli “ricorrenti” (es. bagno, caldaia, manutenzioni).
- Definisci 5 esclusioni standard da riusare sempre.
Routine sul campo
- Appena finito il sopralluogo, detta le lavorazioni e allega 3‑5 foto chiave.
- Prima di ripartire, genera la bozza; in pausa pranzo la rifinisci e invii.
Come chiedere la firma (script breve)
- “Riceverà un link con proposta e firma digitale. Da smartphone in due minuti completa tutto; appena firmata, le invio fattura e calendario.”
Gestione dei casi particolari
- Cliente “solo PDF”: invia comunque dal portale includendo il PDF; la firma elettronica resta disponibile.
- Revisione prezzi: aggiorna e reinvia nuova proposta; evita commenti “a margine” via email.
- Pagamenti: in Ascension usa il tracciamento per segnare acconti e saldi.
Se vuoi accelerare l’adozione in alta stagione, il supporto prioritario (piani a pagamento) ti aiuta a sistemare modelli e branding in fretta.
Domande Frequenti
La firma elettronica è valida legalmente?
Sì. La firma elettronica impiegata è conforme alla normativa europea (eIDAS) per le accettazioni digitali. Per lavori a rischio elevato, aggiungi condizioni chiare in proposta e conserva il PDF firmato.
E se il cliente non vuole usare il portale?
Invia dal portale includendo il PDF. Molti clienti, una volta aperto il link, firmano in pochi minuti da smartphone. In alternativa, puoi far firmare sul posto con lo stesso flusso digitale.
Posso farlo con il piano gratuito?
Sì. Il piano Discover offre proposte illimitate, firma elettronica e PDF con filigrana. Per branding personalizzato, PDF senza filigrana, fatturazione e tracciamento pagamenti serve Ascension.
Cosa succede se devo cambiare i prezzi dopo l’invio?
Genera e invia una nuova proposta. Evita correzioni via email: una sola versione firmata riduce errori e contestazioni.
Come collego firma e incasso?
Dopo la firma, con Invoice Management converti la proposta in fattura in un clic. In Ascension, segui gli incassi con tracciamento pagamenti senza ricopiare nulla.
Conclusione
Se vuoi più “sì” veri e meno perdite di tempo, il binomio portale cliente + firma elettronica è il percorso più corto. Con Donizo passi dalla Voice to Proposal al PDF firmabile, e dall’accettazione alla fattura senza re‑digitare. È comune vedere firme entro 24‑48 ore e recuperare 2‑3 ore a settimana. Provalo su un lavoro ricorrente questa settimana: crea la bozza a voce, invia con portale e punta alla firma in giornata.
