Table of Contents

• Introducción
• Registro De Empresas Acreditadas
• Libro De Subcontratación
• Coordinación De Seguridad Y Salud
• Prevención De Riesgos Laborales
• Preguntas Frecuentes
• Conclusión

Introducción

Trabajar con empresas auxiliares es parte del día a día en reformas y obra menor en España. Pero si no controlas papeles, responsabilidades y límites legales, te juegas sanciones, parones y márgenes. Aquí te explico qué debes revisar, por qué es crítico para tu caja y tu reputación, y cómo implantar un flujo simple para que cada alta de tercero quede cubierta desde el primer día. Me apoyo en normativa vigente (Ley 32/2006, RD 1109/2007, RD 1627/1997 y Ley 31/1995), ejemplos reales de obra y un proceso paso a paso que puedes aplicar esta semana.

Antes de entrar en materia, dos realidades del mercado 2025: la mayoría de empresas del sector son micro y pymes que dependen de terceras manos para cumplir plazos, y la presión por documentar bien ha aumentado (especialmente en obras con vecinos, comunidades y promotores más exigentes). Si ordenas esto, ganas tiempo, evitas disputas y cobras más rápido.

Registro De Empresas Acreditadas

El REA es la base para verificar que la empresa que entra a tu obra está habilitada para actividades del sector. Se exige a compañías que realizan trabajos de construcción por cuenta de otra. La acreditación demuestra que cumplen obligaciones en organización preventiva, formación y medios. Acciones prácticas:

• Solicita el certificado vigente (emitido por la comunidad autónoma donde esté domiciliada la empresa). Comprueba razón social, CNAE y fecha de inscripción.
• Valida coincidencia entre quien firma el contrato y quien figura en el certificado. Si hay UTE o cambio de denominación, pide documentación de continuidad.
• Pide declaración de actividades a ejecutar y confirma que encajan con su objeto social.
• Revisiones periódicas: anota caducidad o revisiones programadas. Si trabajas con varias cuadrillas, marca alertas por equipo.

Errores típicos que acaban en sanción: trabajar con firmas que “heredan” papeles de otra, no actualizar cambios societarios o no conservar evidencias de verificación. Solución: una carpeta por empresa con fecha de control, quién verificó y dónde está guardado el respaldo.

Cómo agilizar sin dolores: crea un formulario de alta (datos fiscales, representante, seguros, actividad) y una lista de adjuntos obligatorios. Cuando recibas la documentación, registra número de expediente y fecha. Guardar todo en un sistema con historial y control de versiones evita el clásico “te lo mandé por WhatsApp”.

Referencias legales: Ley 32/2006 y su desarrollo por RD 1109/2007 (BOE y BOE).

Libro De Subcontratación

Este documento identifica a empresas que intervienen, niveles y fecha de entrada/salida. Es obligatorio en obras incluidas en el ámbito de la Ley 32/2006 (no solo grandes proyectos). Buenas prácticas de campo:

• Designa una persona responsable para aperturas, anotaciones y archivo de soportes.
• Antes de la entrada de cada tercero, anota nivel, fecha prevista y alcance. Evita superar niveles permitidos (recuerda que existen límites y excepciones justificadas por especialidad).
• Adjunta contrato u orden de servicio y evidencias de entrega de instrucciones y normas del centro.
• Actualiza la baja al terminar, con fecha y conformidad del jefe de obra.

Checklist de auditoría rápida (5 minutos cada mañana):

1. ¿Quién entra hoy? 2) ¿Está anotado? 3) ¿Contrato y alcance adjuntos? 4) ¿Seguro en vigor? 5) ¿Formación adecuada? 6) ¿EPIs entregados? 7) ¿Señalización e instrucciones comunicadas?

Tabla útil de caducidades frecuentes:

Consecuencia de fallos: paralizaciones, expulsión de la obra o sanciones por Inspección. Documentar bien te protege ante el cliente si hay incidentes.

Pro tip: en obras pequeñas donde “pasa mucha gente” por horas, utiliza un parte de entrada simplificado con QR para que cada equipo registre llegada y adjunte evidencias (foto de señalización, EPIs y zona balizada). Así tendrás huella documental sin papel.

A esta altura ya puedes estandarizar tu alta de terceros sin fricción. Si necesitas un espacio único para contratos, pólizas y caducidades, centraliza la carpeta de cada proveedor y relaciónala con su obra para tener trazabilidad.

Prueba Donizo para ordenar altas de subcontratas y tener avisos de caducidad, comunicaciones y anexos en un solo sitio.

Coordinación De Seguridad Y Salud

Cuando interviene más de una empresa, el promotor debe nombrar a la persona que coordine estos aspectos (RD 1627/1997, BOE). La práctica en reformas:

• Plan específico por obra: adapta procedimientos a altura, electricidad, demoliciones, sílice, madera, soldadura y trabajo en cubierta.
• Apertura del centro: comunica inicio y designa recursos internos o externos para supervisar tareas críticas.
• Reuniones breves y efectivas: 10 minutos antes de tareas peligrosas. Registra asistentes, riesgos, medidas y responsable.
• Temporada de calor: ajusta horarios, aporta agua/sombra y programa pausas extra en avisos de AEMET. En 2025 se esperan episodios de altas temperaturas en varias CCAA; documenta las medidas preventivas para evitar sanciones y parones.

Indicadores que sí importan:

• Cero accesos sin inducción: cada persona debe recibir normas básicas del centro y rutas de evacuación.
• Control de interferencias: si hay oficios simultáneos (pintura + electricidad), define secuencia y zonas de exclusión.
• Incidencias cerradas en 24-48 h: fotos de “antes/después” y medida aplicada.

Flujo de 7 pasos para dar entrada a un tercero con garantías:

1. Solicitud de alta con datos fiscales y alcance.
2. Verificación documental (REA, seguros, formación, aptos, equipo autorizado).
3. Registro en el Libro y comunicación de normas del centro.
4. Inducción y firma de acta de acceso.
5. Planificación de tareas y secuencia con el resto de oficios.
6. Seguimiento diario con partes y fotos.
7. Cierre de trabajos, baja y archivo de evidencias.

Si haces esto repetible, reduces disputas sobre responsabilidades y eliminas tiempos muertos por papeles sueltos. Guarda los registros por obra y por proveedor para poder responder en minutos ante un requerimiento.

Prevención De Riesgos Laborales

La Ley 31/1995 y el RD 171/2004 (BOE, BOE) marcan obligaciones claras para empresas que comparten centro de trabajo. Lo esencial para equipos pequeños:

• Evaluación y planificación: identifica riesgos de cada tarea (altura, corte, polvo, cargas). Incluye medidas y responsabilidades.
• Formación adecuada: cursos acordes al puesto (oficios y nivel básico). Conserva diplomas y registro de horas.
• Vigilancia de la salud: aptos médicos actualizados según puesto y exposición.
• Entrega de EPIs: ficha firmada, reposición y control de uso. En actividades con riesgo de caída, valida el estado de arneses y líneas de vida.
• Equipos y herramientas: marcado CE, mantenimiento y certificados (andamios, plataformas, líneas temporales). Prohíbe escaleras como puesto de trabajo salvo excepciones justificadas.

Plantilla de control semanal (10 minutos):

• Personas nuevas: ¿recibieron inducción? ¿Documentos verificados?
• Tareas críticas de la semana: demoliciones, trabajo en cubierta, huecos, huecos protegidos.
• Señalización y orden: pasillos libres, acopios controlados, residuos segregados.
• Clima: si hay viento fuerte o calor extremo, adapta horarios y medios.

Consejos de oficio que ahorran dinero:

• Una foto geolocalizada vale más que cinco correos. Adjunta fotos a cada parte y relaciona con la tarea del día.
• Si sube a tercera empresa un trabajo muy específico, acompáñalo de instrucciones por escrito: procedimiento, acopios y requisitos de calidad. Evita “yo pensaba que…”.
• En comunidades de propietarios, haz una hoja de normas del edificio (horarios, zonas comunes, ruidos) y que la firme cada cuadrilla para evitar conflictos con vecinos.

A media obra, muchos equipos pierden el hilo de caducidades y papeles. Centralizar avisos y tareas administrativas junto al avance técnico te quita peso.

Usa Donizo para relacionar documentos por proveedor y obra, registrar inducciones y guardar evidencias (fotos, partes) sin perseguir mensajes.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo compruebo el REA de una empresa de forma rápida?

Solicita el certificado vigente y contrasta razón social y actividad con el contrato. Verifica en la sede electrónica de la comunidad autónoma donde esté inscrita o pide justificante actualizado. Guarda la evidencia (PDF y fecha de verificación) en la carpeta del proveedor.

¿Qué documentos mínimos pido antes de que entren a la obra?

Identificación fiscal, póliza de RC y último recibo pagado, relación de personal con formación y apto, alta en Seguridad Social, evaluación de riesgos de la tarea y evidencia de inducción. Añade instrucciones específicas del centro y hoja de entrega de EPIs.

¿Cómo evitar superar niveles de terceros sin darme cuenta?

Anota cada alta con su nivel, el alcance y la fecha. Revisa semanalmente las entradas activas y quién ejecuta realmente. Si un trabajo acaba en manos de otro oficio, registra el cambio, su contrato y la justificación técnica.

¿Qué hago si una póliza caduca a mitad de trabajos?

Para de inmediato los trabajos afectados, solicita el justificante de renovación y registra el nuevo documento. Reanuda solo cuando exista cobertura. Anota la incidencia y la medida tomada; te cubrirá ante el cliente y la aseguradora.

Conclusión

Poner orden en la gestión de terceros no es “papel por papel”: es proteger plazos, margen y reputación. Con un flujo claro de alta, verificación documental y seguimiento en obra, reduces sanciones, evitas parones y te blindas en caso de incidente. Apóyate en la normativa (Ley 32/2006, RD 1109/2007, RD 1627/1997 y Ley 31/1995), estandariza tus listas y conserva evidencias por proveedor y obra.

Si hoy arrancas con el formulario de alta, la carpeta única por empresa y un control semanal de 10 minutos, notarás el cambio en menos de un mes. Y si quieres ahorrar todavía más tiempo, centraliza contratos, caducidades, actas y fotos en una herramienta que no te estorbe.

¿Listo para trabajar con terceros sin perder el control? Organiza todo en Donizo y vuelve a centrarte en lo que te da margen: producir bien y cobrar a tiempo.