Tabla De Contenidos

• Introducción
• Gestión De Materiales En Obra
• Conciliación De Facturas De Proveedores
• Devoluciones Y Abonos De Material
• Prueba Fotográfica De Entregas
• Preguntas Frecuentes
• Conclusión

Introducción

Si cada mes te faltan cajas de material o te llega una factura con líneas que no recuerdas, el problema no es el proveedor: es el método. Aquí verás qué controlar, por qué importa para tu margen y cómo implementarlo en una semana. Usaremos rutinas de obra sencillas, un protocolo de fotos y una verificación semanal para que cada euro de material se refleje en tu presupuesto y no se pierda entre papeles.

Un apunte del terreno: en auditorías internas con cuadrillas de 2 a 8 personas, hemos visto pérdidas del 1-3% del importe de obra por entregas mal documentadas o abonos no solicitados. Además, el Reglamento de facturación (RD 1619/2012) admite justificantes electrónicos si garantizan autenticidad e integridad, así que es viable pasar a un sistema digital sin miedo a inspecciones.

Objetivo: que todo material que entra y sale de la obra tenga dueño, foto, precio y destino. Sin fricción y sin burocracia.

Gestión De Materiales En Obra

Empecemos por lo básico: un circuito claro desde el pedido hasta la instalación. Propongo un flujo de 7 pasos que funciona con equipos pequeños y obras residenciales:

1. Pedido con referencia de obra: cada compra lleva el código de obra y partida (p. ej., BAÑO-REVESTIM-01). Evita “pedidos sueltos” con la cuenta de empresa.
2. Aviso de entrega: el proveedor comparte ETA por email/WhatsApp. El jefe de equipo asigna receptor y prepara espacio de acopio.
3. Recepción con verificación rápida: se cuentan unidades, se revisan daños visibles y se compara con el documento del repartidor. Si falta algo, se anota en el propio documento del transportista.
4. Etiquetado por zonas: pegatina simple con zona/estancia y fecha. Esto reduce pérdidas por traslados internos.
5. Registro en 3 datos: fecha, proveedor, importe estimado. No hace falta escribir una novela; el resto lo hace la foto y el número de documento.
6. Instalación con control de consumo: cuando se abre un pallet o caja, se indica “iniciado” y se anota el tramo de obra asociado. Así sabrás si el desvío viene por rendimiento o por pedido corto.
7. Revisión semanal: 20 minutos los viernes. Se comprueba qué documentos faltan, qué abonos hay que pedir y qué consumos no cuadran.

Tabla de errores comunes y cómo atajarlos:

Caso real breve: cuadrilla en Madrid (3 oficiales). Sólo con el viernes de revisión y el registro fotográfico, recuperaron 612 € en abonos de piezas dañadas y 298 € por un pedido duplicado en 6 semanas. No se cambió de proveedor, se cambió el método.

Conciliación De Facturas De Proveedores

La verificación entre lo recibido y lo facturado no debe ser una tortura mensual. Aplica este esquema:

1. Numeración única de documentos de entrega: formato OBRA-AÑO-SEMANA-# (ej.: PISO24-2025-41-03). Se escribe a mano si el papel no lo trae; así podrás buscar por semana.
2. Emparejado por semana: concilia por ventanas semanales, no por mes. Las obras no entienden de meses y así reduces lotes.
3. Coincidencias exactas primero: líneas que cuadran al céntimo se marcan como “OK”. Vacía la bandeja fácil antes de pelear discrepancias.
4. Discrepancias en 3 categorías: precio distinto al pactado, cantidad no recepcionada, gastos de transporte no autorizados.
5. Reclamación con evidencia: remite a la referencia de obra, fecha y foto del documento. Propón solución: abono, corrección de precio o eliminación de porte.
6. Cierre quincenal: no dejes que pase a “cierre mensual”. Quincenalmente, deja a cero pendientes o documenta lo que sigue en disputa.

Consejo financiero: no pagues íntegro al proveedor si hay líneas en disputa. Paga lo conciliado y deja retenido lo dudoso con email que lo documente. En épocas de ajuste (2025 sigue con suministros sensibles en sanitarios y climas), la disciplina de pago condiciona la atención comercial que recibes.

CTA práctica: si quieres evitar excel y correos con adjuntos, en Donizo registras el documento con voz y foto, lo vinculas a la obra y te muestra qué factura lo cubre y qué queda pendiente. Menos tiempo de oficina, más control.

Devoluciones Y Abonos De Material

Aquí se pierden cientos de euros cada trimestre por “ya lo arreglaremos”. Política clara en obra:

1. Cuándo devolver: piezas dañadas a la llegada, referencias equivocadas, sobrantes en estado vendible (caja cerrada y sin golpes).
2. Plazo estándar: 7-15 días desde entrega para la mayoría de almacenes; algunos admiten 30. Pide por escrito el plazo real de tu proveedor.
3. Condición del embalaje: sin precinto original, la mayoría retiene un % o rechaza. Decide en obra si merece el viaje.
4. Documentación mínima: número de documento de entrega, motivo (con foto) y cantidad. Sin eso, el abono se difumina.
5. Transporte de vuelta: calcula coste/hora de tu equipo vs. porte del proveedor. Suele salir mejor agrupar devoluciones una vez por semana.
6. Seguimiento del abono: no cierres obra sin ver el abono aplicado. Marca en tu registro “pendiente” y revisa los viernes.

Plantilla de decisión rápida (60 segundos en obra):

• ¿Se puede vender como nuevo? Sí → devolver. No → negociar descuento por defecto visible o asumir como merma.
• ¿Valor > coste de devolución? Sí → tramitar. No → consumir en otra estancia o almacenar para futura obra (con inventario real, no ilusorio).
• ¿Hay alternativa del mismo proveedor en 48 h? Si no, compra de oportunidad local sólo con autorización y etiqueta de sobrecoste.

Errores a evitar:

• Guardar sobrantes “por si acaso” sin inventario: acaban obsoletos y ocupando.
• Devolver tarde: pasa el plazo y el almacén se niega amablemente.
• No pedir número de RMA/recogida: sin referencia, el abono se dilata semanas.

Segundo momento para intervenir: Donizo te deja crear la devolución desde la misma ficha de entrega, adjuntar fotos y marcarla como “en ruta”. Al llegar el abono, se asocia automáticamente a la obra y queda conciliado.

Prueba Fotográfica De Entregas

La foto bien hecha ahorra discusiones. Estándar operativo “3 fotos” en menos de 90 segundos:

1. Foto 1: documento del transportista completo, legible y con tu código de obra escrito a mano si hace falta.
2. Foto 2: vista general de bultos en el suelo o pallet, que se vean referencias y cantidad aproximada.
3. Foto 3: detalle de etiqueta o referencia de la caja principal y posibles daños.

Buenas prácticas:

• Fondo claro y sin contraluz; móvil en modo HDR si hay sombras.
• Una persona responsable por entrega, no “quien pase por allí”.
• Nomenclatura automática en la app con fecha y obra. Evita “IMG_3456.jpg” perdido en la galería.

¿Legalmente vale la foto? Como soporte, sí. El RD 1619/2012 permite conservar justificantes electrónicos y, con fotos y número de documento, demuestras la realidad de la operación. Para garantías de fabricante, conserva también el documento original digitalizado.

Tabla de evidencias que cierran discusiones en 1 correo:

Integración con clientes: compartir un resumen semanal con 6-8 fotos clave reduce llamadas de “¿ha llegado…?”. Y te da argumentos cuando pidan cambios fuera de plazo.

Preguntas Frecuentes

¿Es válido conservar los justificantes en digital para una inspección?

Sí, siempre que se garantice autenticidad e integridad del origen y contenido. El Reglamento de facturación (RD 1619/2012) admite soportes electrónicos. Digitaliza documentos legibles, guarda metadatos (fecha, proveedor, obra) y respalda en la nube de forma segura.

¿Qué hago si me facturan material que no llegó a obra?

Responde con el número de documento, fecha y fotos de recepción donde no aparece la referencia. Solicita corrección o abono parcial y paga sólo la parte conciliada. Cuanta más precisión en tu evidencia, más rápida es la resolución con el comercial.

¿Cómo gestiono sobrantes sin perder dinero?

Clasifica en obra antes de cerrar: vendible, aprovechable, merma. Devuelve lo vendible dentro de plazo, planifica uso del aprovechable en próximas estancias y registra la merma como coste. Evita almacenar “por si acaso” sin inventario y fecha límite.

¿Cada cuánto debo revisar entregas y facturas?

Semanalmente. La revisión de viernes de 20 minutos por obra detecta faltas, daños y discrepancias antes de que entren en la factura mensual. La conciliación quincenal mantiene sano el flujo de caja y la relación con proveedores.

¿Cómo reduzco el tiempo administrativo del equipo?

Estandariza: protocolo de 3 fotos, numeración única y revisión semanal. Con una app que asocie fotos a la obra y a la factura, el tiempo de oficina baja 30-50%. Herramientas como Donizo permiten registrar por voz y evitar teclear.

Conclusión

Un buen oficio se nota también en cómo entran y salen los materiales. Con un protocolo simple de recepción, fotos útiles, revisión semanal y reclamaciones con evidencia, proteges margen sin pelearte con nadie. No se trata de desconfiar del almacén, sino de hablar su mismo idioma con datos claros.

Si hoy eliges un cambio: implementa el estándar de 3 fotos y la revisión de los viernes. En dos semanas verás menos llamadas, menos discusiones y más euros donde deben estar: en tu cuenta.

Cuando quieras convertir este método en un flujo sin papeles, prueba Donizo. Registra entregas por voz, guarda evidencias, concilia con facturas y comparte avances con clientes en un solo sitio. Menos horas de oficina, más control de obra.