Table Des Matières

• Introduction
• Rapprochement Factures Fournisseurs
• Suivi Des Encaissements Clients
• Contrôle Marge Chantier
• Prévisions De Trésorerie
• Foire Aux Questions
• Conclusion

Introduction

Chaque fin de mois, les mêmes galères: collecter les factures d’achats, pointer les règlements, estimer ce qui reste à produire et vérifier que chaque chantier gagne bien de l’argent. Pourquoi maintenant? Parce que sans routine mensuelle, vous pilotez à vue et encaissez les mauvaises surprises trop tard. Comment faire concrètement? Avec une méthode simple en 60-90 minutes, une checklist claire et quelques tableaux prêts à l’emploi que vous pouvez tenir depuis le terrain.

Avant d’attaquer, deux repères utiles: selon la Banque de France, les retards de paiement B2B tournent autour de 10-12 jours (2024), et dans le bâtiment, la dispersion est élevée. Autrement dit, sans suivi précis, la trésorerie se tend vite. Côté coûts, l’INSEE a constaté une forte hausse 2021-2023 puis une stabilisation en 2024-2025: la discipline mensuelle reste votre meilleure assurance marge.

Astuce pro: bloquez un créneau récurrent (dernier vendredi du mois à 16h) et impliquez la personne qui gère vos achats et un chef d’équipe. 90 minutes suffisent si le process est standardisé.

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Rapprochement Factures Fournisseurs

Objectif: vérifier que tout ce que vous avez consommé apparaît bien en facture, que les prix sont conformes aux commandes et que l’imputation chantier est correcte. C’est la base pour arrêter une marge réaliste en fin de mois.

Procédure terrain en 20 minutes:

1. Récupérez les bons de livraison signés et photos des tickets de caisse pris sur chantier. Pas de BL = pas d’imputation.
2. Téléchargez les factures du mois chez vos négoces (Portail pro ou email). Classez par fournisseur et semaine.
3. Associez chaque pièce à un chantier (numéro interne ou nom client). Un post-it numérique par chantier suffit si c’est fait à chaud.
4. Contrôlez 3 points: quantité, prix unitaire, remise. Écartez les anomalies pour réclamation immédiate.
5. Mettez à jour le « coût consommé » de chaque chantier à la date de clôture.

Erreurs typiques vues sur le terrain:

• Matériel pris pour le chantier A facturé au chantier B. Solution: imposer un code chantier unique sur chaque retrait.
• Différences prix catalogue vs accord négocié. Solution: faire corriger par le fournisseur dans les 72h, sinon avoir un avoir écrit.
• Achats de dépannage non imputés. Solution: photo systématique du ticket avec le nom du chantier au marqueur.

Tableau utile pour sécuriser ce volet:

Comment Donizo aide: l’appli associe les pièces (photos BL, PDF facture) à un chantier, alerte sur prix hors accord et met à jour instantanément le coût consommé. Résultat: un rapprochement en 10 minutes au lieu de 45.

Suivi Des Encaissements Clients

Le nerf de la guerre, c’est l’argent qui rentre au compte. L’idée: pointer ce qui a été facturé, ce qui a été payé, et ce qui aurait dû être payé selon vos conditions.

Étapes rapides (15-20 minutes):

1. Listez les factures émises du mois et les acomptes encaissés. Ajoutez les échéances en cours (ex: solde à la réception).
2. Depuis votre banque, vérifiez les virements reçus et associez-les aux 3 références les plus proches (numéro, nom client, montant).
3. Identifiez les retards: +7 jours, +15 jours, +30 jours. Classez par priorité.
4. Plan d’action: un SMS ou email poli J+3, un appel J+7, lettre simple J+15, mise en demeure si besoin au-delà.

Scripts qui marchent vraiment:

• SMS J+3: « Bonjour Mme X, nous confirmons la bonne fin des travaux. Avez-vous pu procéder au virement de la facture 2025-034? Merci! »
• Appel J+7: focus sur solution: « Souhaitez-vous un paiement en 2 fois sur 10 jours? »

Mini tableau de pilotage encaissements:

Point juridique: respectez vos CGV, gardez la preuve d’envoi des relances, et conservez les validations de travaux (PV, emails). En résidentiel, la courtoisie paye souvent plus vite que la menace.

Avec Donizo, les factures portent les bons taux, un suivi visuel « à payer/reçu » existe par client, et des rappels automatiques clairs partent au bon moment. Moins d’oubli, plus d’argent sur le compte.

Contrôle Marge Chantier

Sans visibilité par chantier, une bonne facture peut masquer une marge qui s’effrite. Le contrôle mensuel consiste à comparer ce que vous avez déjà dépensé et produit à ce que vous aviez prévu.

Faites simple:

1. Pour chaque affaire: Budget initial (matériaux + heures + sous-traitants) vs Consommé au jour J.
2. Ajoutez l’« avancement »: % réalisé techniquement (pas au doigt mouillé, mais par étapes: démolition, réseaux, placo, finitions…).
3. Calculez la Marge à Termes (MAT): Budget – (Consommé + Coût à finir). Si MAT < 0, vous êtes en dérive.

Où ça dérape le plus:

• Petits suppléments non facturés: reprises, demandes client « vite fait ». Décidez: facturable ou geste co? Mais notez tout.
• Temps réel supérieur au prévu: un jointeur qui passe 8h au lieu de 5. Décidez un plan: méthode, outillage, ou avenant.
• Oubli des frais de déplacement/parking: sur chantiers urbains, c’est 3-5% de marge qui part.

Grille express d’analyse des écarts (à copier):

Cas réel (Toulouse, 4 semaines): rénovation SDB 12k€. Avancement 75%. Consommé: 9k€. Coût à finir: 2,8k€. MAT = 12k – (9k + 2,8k) = 200€. Marge finale prévue 1,7%. Décision: facturer une plus-value validée par email sur changement de carrelage (450€) et réduire 1 visite inutile. Marge remontée à 5,6%.

Dans Donizo, la marge se met à jour à chaque facture fournisseur et à chaque heure pointée, avec un visuel rouge/orange/vert par chantier. Vous savez où agir avant qu’il ne soit trop tard.

Prévisions De Trésorerie

Dernier volet: anticiper les hauts et bas des 6 prochaines semaines. Le but n’est pas un modèle financier complexe, mais un calendrier réaliste des entrées et sorties.

Méthode 30 minutes:

1. Entrées: listez les factures à émettre dans les 14 jours + acomptes planifiés + paiements attendus (avec probabilité: forte/moyenne/faible).
2. Sorties: salaires et charges fixes, règlements fournisseurs urgents, loyers/assurances, sous-traitants.
3. Calculez le solde semaine par semaine. Repérez la semaine « sous zéro ».
4. Actions préventives: avancer une facture d’étape, demander un acompte raisonnable, négocier un décalage fournisseur, lisser l’achat d’un gros poste.

Mini calendrier type:

Si une semaine passe dans le rouge, agissez 10 jours avant, pas la veille. Une simple facture d’avancement envoyée 48h plus tôt peut éviter un découvert coûteux.

La vue trésorerie de Donizo agrège vos devis signés, vos étapes à facturer et les encaissements réels pour projeter votre solde. Vous voyez tout de suite si une relance ou une facturation d’étape résout la bosse de cash à venir.

Vous voulez cette visibilité sans Excel? Ouvrez un compte Donizo et testez la vue Trésorerie + suivi chantier en 15 minutes.

Foire Aux Questions

Quelle durée prévoir pour une clôture mensuelle efficace?

Comptez 60 à 90 minutes pour une TPE de 3-6 personnes, si les pièces (BL, factures, heures) sont collectées en continu. Le premier mois prend plus de temps; ensuite, avec une checklist standard et un outil centralisé, vous descendrez sous l’heure.

Comment gérer un client qui tarde à payer malgré plusieurs relances?

Passez d’abord par un échéancier simple (2 versements), puis proposez un mode de paiement facile (lien carte). Conservez les preuves de relance. Au-delà de 30 jours, préparez une mise en demeure et suspendez les interventions non urgentes si vos CGV le permettent.

Faut-il pointer toutes les heures d’atelier et déplacements?

Oui, surtout en urbain: stationnement, trajets et manutention représentent souvent 3-5% du coût. Un simple enregistrement par intervention améliore la précision de la marge finale et évite les « petites fuites » répétées.

Comment imputer correctement un achat multi-chantiers?

Répartissez selon l’usage réel (quantités) et notez-le sur la facture scannée. Si c’est du consommable commun, créez un poste « stock » et affectez au prorata des chantiers qui l’utilisent ce mois-ci, avec un plafond simple pour rester pragmatique.

Conclusion

La discipline mensuelle n’est pas de l’administratif en plus: c’est une assurance marge et une sérénité de trésorerie. Avec un rapprochement achats clair, un point encaissements, un contrôle par chantier et une projection à 6 semaines, vous savez où vous gagnez et comment éviter la bosse de cash qui fait mal. Faites-le simple, toujours de la même façon, et documentez vos décisions.

Si vous voulez l’exécuter sans tableurs ni chasse aux pièces, Donizo regroupe vos documents, met à jour les coûts, suit les paiements, et affiche votre marge et votre trésorerie par chantier. Résultat: 5-10 heures gagnées par semaine et des décisions plus rapides. Bloquez votre premier créneau de clôture ce mois-ci et laissez l’outil faire le reste.