Introduction
Vous aussi, vous retapez vos propositions acceptées en facture le soir au bureau? C’est là que les erreurs se glissent: montants inversés, lignes oubliées, remise mal recopiée. Résultat: retours clients, délais et crédibilité qui en prend un coup. Ici, on va droit au but: pourquoi la double saisie coûte, comment la conversion devis → facture en un clic résout le problème, et comment la mettre en place pas à pas pour encaisser sans friction.
Table des matières
Key Takeaways
- En général, retaper un devis signé en facture prend 15 à 25 minutes et génère 1 à 2 erreurs par mois chez les petites équipes.
- La conversion en un clic supprime la resaisie et réduit les allers‑retours: beaucoup d’équipes voient la validation de facture avancer d’un à deux jours.
- Envoyer la facture dans les 24 h après signature accélère l’encaissement; c’est courant de récupérer 2 à 3 heures par semaine sur l’administratif.
- Les propositions signées électroniquement limitent les contestations: les lignes facturées reflètent exactement ce qui a été accepté.
Le Problème: Doubles Saisies Qui Coûtent
Ce qui se passe sur le terrain
Beaucoup d’entreprises retapent ligne par ligne: description, quantités, prix unitaire, remise. C’est long et risqué. Il est courant que des erreurs de copier‑coller passent inaperçues jusqu’au contrôle du client. En général, chaque facture « recopiée » consomme entre 15 et 25 minutes, sans compter les retours.
Impacts typiques
- Lignes manquantes ou dupliquées → contestations et avoirs.
- Remises mal appliquées → marge grignotée.
- Détails clients incomplets → délais d’acceptation et de paiement.
| Problème | Etat actuel | Effet sur le cash |
|---|
| Double saisie | Re-saisie manuelle des lignes | En général, 15-25 min/facture perdues |
| Erreurs de lignes | Oubli ou duplication | Allers-retours, paiement retardé |
| Cohérence doc | Devis ≠ Facture | Méfiance, contrôle renforcé |
La Fonction: Conversion Devis → Facture En Un Clic
La solution, concrète
Une fois la proposition acceptée via la signature électronique, Donizo permet de la convertir en facture en un clic, sans retaper. Les lignes, les montants et les coordonnées clients suivent automatiquement. Vous gardez la cohérence entre ce qui a été signé et ce qui est facturé.
- Propositions: générées rapidement grâce à la capture voix/texte/photos.
- Envoi: PDF pro et portail client inclus lors de l’envoi.
- Acceptation: e‑signature intégrée, juridiquement valable.
- Facturation: conversion devis → facture et suivi des paiements disponibles sur le plan Ascension (et Autopilot).
En pratique, cela coupe le risque d’erreur et accélère l’encaissement. Beaucoup de pros rapportent que la moitié des échanges « vous avez modifié quoi entre temps? » disparaissent quand facture et proposition sont techniquement liées.
1. Capturer le besoin sur site
Parlez en marchant le chantier: « Dépose ancien meuble vasque, fourniture et pose d’un 80 cm, reprise silicone, test d’étanchéité ». Ajoutez des photos des zones sensibles. Avec Donizo, la voix, le texte et les photos alimentent immédiatement votre proposition.
Détail utile
- Cadrer les photos par zone (avant/après prévu) clarifie l’étendue de prestation.
2. Envoyer une proposition compréhensible
Générez le PDF et envoyez depuis Donizo: le client reçoit le document et l’accès au portail client. Sur les plans payants, la proposition peut être marquée à votre nom (logo et infos société) pour une image alignée.
Détail utile
- C’est courant de voir plus d’acceptations lorsque la proposition est envoyée le jour même de la visite.
3. Obtenir l’accord sans friction
Le client signe via e‑signature. En général, ça supprime l’impression/scanner et fait gagner un à deux jours sur la décision, surtout quand plusieurs décideurs doivent valider.
4. Convertir en facture en un clic
Dans Donizo, ouvrez la proposition acceptée et cliquez sur « Convertir en facture ». Les lignes, quantités et totaux passent tels quels. Fini les écarts involontaires.
Détail utile
- L’option suivi des paiements (plan Ascension et Autopilot) vous aide à marquer l’encaissement et à suivre l’état.
5. Envoyer et suivre
Envoyez la facture depuis la même interface. En général, facturer dans les 24 heures après signature réduit les questions et accélère la mise en paiement.
Résultats Réels Sur Le Terrain
Cas concret: équipe électricité, 8 interventions/semaine
Avant: un devis accepté devenait une facture retapée le vendredi soir. 8 factures × ~20 min = presque 3 heures/semaine, avec 1 erreur de ligne relevée tous les mois en moyenne.
Après: envoi de la proposition le jour même via Donizo, e‑signature, puis conversion devis → facture en 1 clic. Gain observé: 2 à 3 heures/semaine rendues à la production ou aux visites chiffrage. Les contestations « ce n’est pas ce qu’on a validé » ont pratiquement disparu.
Effets mesurés couramment
- En général, le délai « signature → facture envoyée » passe de plusieurs jours à moins de 24 h.
- Beaucoup d’entreprises constatent une baisse nette des avoirs liés à des erreurs de saisie.
- Les échanges d’emails diminuent; il est fréquent de diviser par deux les allers‑retours sur la cohérence des montants.
| Element | Avant | Avec conversion |
|---|
| Temps facture | 15-25 min/pièce | 2-3 min (envoi inclus) |
| Ecarts devis/facture | 1-2/mois (courant) | Rares, lignes identiques |
| Délai d’envoi | 2-3 jours | < 24 h (souvent) |
Bonnes Pratiques Pour Un Flux Propre
Verrouiller la clarté au niveau de la proposition
- Intitulés courts + détails précis en commentaire. Évitez les lignes fourre‑tout.
- Ajoutez 1 ou 2 photos « zone sensible » pour cadrer l’attendu. Beaucoup de litiges évités viennent de là.
Envoyer vite, signer vite
- Envoyez la proposition le jour même. Les clients comparent encore frais le contact terrain.
- Favorisez la signature électronique: moins d’inertie, plus de décisions en 24‑48 h.
Convertir sans retaper, puis contrôler
- Utilisez la conversion en un clic, puis relisez 30 secondes les totaux et l’adresse de facturation.
- Marquez l’état dans le suivi des paiements (plan Ascension/Autopilot) dès l’encaissement.
Rester simple sur les remises
- Appliquez la remise ligne par ligne au niveau de la proposition, pas à la facture. La cohérence sera automatique.
FAQ
La signature électronique est‑elle valable juridiquement?
Oui. L’e‑signature intégrée dans Donizo produit un accord juridiquement opposable dans le cadre européen (en général, conforme aux exigences de l’eIDAS) et largement acceptée par les clients particuliers et pros. Elle remplace l’impression/scanner et accélère la décision.
Puis‑je facturer depuis Donizo si j’utilise le plan gratuit?
Le plan gratuit permet des propositions illimitées, la signature électronique et l’export PDF (avec filigrane). La facturation et le suivi des paiements sont disponibles sur les plans payants (Ascension et Autopilot).
Convertissez la proposition signée en facture en un clic. Les lignes et montants sont repris tels quels. Vérifiez simplement l’adresse de facturation et la référence commande si nécessaire.
Mes clients veulent recevoir le PDF par email, c’est possible?
Oui. L’envoi de proposition et de facture depuis Donizo inclut un PDF et l’accès au portail client. La plupart des clients apprécient d’avoir les deux.
Que faire si le client demande un ajout après signature?
Ne modifiez pas la facture d’origine sans accord. Créez une nouvelle proposition pour l’ajout, faites la signer, puis convertissez en facture. Vous restez couvert et cohérent.
Conclusion
La double saisie après signature n’apporte aucune valeur et crée des erreurs évitables. En convertissant votre proposition signée en facture en un clic, vous sécurisez la cohérence, gagnez 2 à 3 heures par semaine (courant), et raccourcissez le temps jusqu’au paiement. Testez ce flux dès votre prochain chantier: capture voix/texte/photos, envoi, e‑signature, puis conversion. Vous verrez tout de suite la différence.
Prêt à essayer? Ouvrez un compte Donizo, envoyez une proposition aujourd’hui, et transformez l’accord en facture sans ressaisir une seule ligne.
