Introdução
Já lhe aconteceu um cliente dizer “envie e eu vejo” e a proposta… ficar na gaveta? O problema raramente é o preço; é o atrito entre receber, entender e assinar. Aqui entra uma combinação prática: voz‑para‑proposta, envio por email com portal do cliente e assinatura digital. Vamos ver por que isto encurta o ciclo de aprovação, como funciona no dia a dia e que resultados empreiteiros estão a obter — com passos simples que pode aplicar já hoje com o Donizo.
Índice
Principais Lições
- Em geral, propostas com opção de assinatura digital são aprovadas 30 a 50 por cento mais rápido em trabalhos residenciais pequenos.
- Muitos empreiteiros relatam poupar 2 a 3 horas por semana ao usar voz‑para‑proposta para recolher detalhes e gerar o PDF.
- É comum haver 6 a 12 emails numa aprovação tradicional; com portal + e‑signature, isso costuma cair para 2 a 3.
- De forma geral, converter proposta aceite em fatura em 1 clique poupa 15 a 30 minutos por obra e evita falhas de registo.
O Problema: Aprovações Que Arrastam
A maioria das propostas perde tração entre “gostei” e “assinei”. Porquê?
Atritos Típicos
- Documentos sem campo de assinatura claro obrigam o cliente a imprimir, assinar, fotografar e devolver.
- Propostas confusas exigem trocas de email para esclarecer escopo, prazos e exclusões.
- Falta de urgência: o cliente abre no telemóvel, guarda para “mais tarde”… e mais tarde não chega.
O Impacto Em Números
- Em geral, uma aprovação por email sem assinatura digital demora 3 a 7 dias. Com assinatura digital, costuma cair para 24 a 72 horas.
- É comum que existam 6 a 12 mensagens ida‑e‑volta só para validar detalhes e pedir “pode assinar e enviar de volta?”.
- Muitos empreiteiros observam que uma parte das propostas (cerca de um quarto) perde‑se no email sem seguimento estruturado.
Exemplo Rápido
Pintura interior T2: orçamento simples, mas sem campo de assinatura. A cliente pediu “envie e eu vejo no fim‑de‑semana”. Entre dúvidas sobre número de demãos e cores, passaram 9 emails e 8 dias até fechar. Entretanto, outra equipa começou antes.
Reduza passos, clarifique o sim e facilite a vida ao cliente. É isso que o conjunto envio por email com portal do cliente + e‑signature faz.
O Que Muda Na Prática
- O cliente recebe um PDF profissional e um link para ver no portal, com o preço e o escopo em destaque.
- Há um botão de aceitar e assinar. Sem impressoras. Sem PDFs devolvidos com rabiscos.
- Assim que assina, você é notificado. Fim do ping‑pong.
Porque Funciona
- Em geral, 60 a 80 por cento dos clientes preferem assinar no telemóvel quando têm essa opção.
- Um pedido claro (“clique para aceitar e assinar”) reduz hesitação e acelera decisão.
Onde Entra O Donizo
- Crie a proposta em minutos com voz, texto e fotos.
- Envie por email com acesso ao portal do cliente.
- O cliente usa assinatura digital integrada. Legal e rastreável.
- Proposta aceite? Converta em fatura em 1 clique e ative o acompanhamento de pagamentos (planos pagos).
Como Funciona No Donizo
Passo A Passo
- Captura no local: fale para o telemóvel — “remover 12 m de rodapé, reparar 3 juntas, 2 demãos acabamento acetinado”. Adicione fotos de apoio.
- Geração da proposta: o Donizo transforma a sua voz em proposta com linhas claras e totais.
- Revisão rápida: ajuste preço, prazos e condições. Pré‑visualize o PDF profissional.
- Envio: envie por email com acesso ao portal do cliente.
- Assinatura: o cliente assina digitalmente. Recebe confirmação automática.
- Faturação: com o aceite, crie a fatura em 1 clique e acompanhe pagamentos (planos pagos).
Planos (O Essencial)
- Discover (Gratuito): propostas ilimitadas com voz/texto/imagem, e‑signature, exportação PDF (com marca de água).
- Ascension (Pago): tudo do Discover, branding personalizado, faturação e tracking de pagamentos, templates básicos, analytics, suporte prioritário, PDFs sem marca de água.
- Autopilot (Pago): tudo do Ascension, templates avançados, estimador de margem, multi‑idioma e export de relatórios de obra.
Exemplos Reais
Caso 1 — Eletricista, trabalho de 1 dia
Problema: troca de quadro pequeno e 5 tomadas. O cliente “vai ver com o marido”. Antes: 5 dias de ida‑e‑volta, 7 emails, proposta assinada à mão, foto tremida.
Solução: proposta gerada no local via voz, PDF enviado na hora, assinatura digital no telemóvel. Resultado: aceite em 36 horas. O empreiteiro reporta poupança de 20 a 30 minutos por proposta ao converter de imediato para fatura após o aceite.
Caso 2 — Carpintaria, roupeiro à medida
Problema: alterações de medidas e dúvidas de acabamentos atrasavam a decisão.
Solução: proposta com fotos do espaço e texto ditado, envio com portal, campo de assinatura visível. Resultado: duas iterações rápidas, aceite em 48 horas. O ciclo de aprovação caiu de 6 dias para 2 dias, com menos 8 emails no total.
Medir O Impacto
Medir é o que lhe permite afinar o processo semana a semana.
O Que Verificar
- Tempo desde envio até assinatura.
- Número de emails trocados por proposta.
- Percentagem de propostas convertidas em fatura.
Se estiver num plano com analytics, acompanhe estes indicadores no painel. Caso contrário, registe numa folha simples: data de envio, data de aceite, emails trocados.
Resultados Típicos
- Em geral, a aprovação baixa de 3–7 dias para 24–72 horas quando a assinatura digital é apresentada como padrão.
- De forma geral, a conversão para fatura em 1 clique remove 15 a 30 minutos de administrativo por obra e reduz esquecimentos.
Comparação Rápida
| Aspeto | Antes | Com Assinatura + Donizo |
|---|
| Tempo até aprovação | 3–7 dias | Em geral, 24–72 h |
| Troca de emails | 6–12 mensagens | 2–3 mensagens |
| Clareza de escopo | Revisões frequentes | Escopo visível no portal |
| Passos para faturar | 5–7 passos manuais | 1 clique após aceite |
Perguntas Frequentes
A assinatura digital é legal para propostas de obras?
Na União Europeia, a assinatura eletrónica tem enquadramento legal (eIDAS). Para propostas de obras privadas, a assinatura eletrónica simples é geralmente suficiente para vincular aceitação de condições e preço. Boas práticas: identificar claramente o cliente, o escopo, o valor e as condições, e manter o registo do aceite. Em caso de dúvida, consulte o seu consultor jurídico.
E se o cliente não quiser usar portal?
Sem stress. O cliente recebe um email com o PDF e um link de assinatura. Pode rever e assinar pelo telemóvel, sem criar contas complexas. O importante é existir um caminho claro para “aceitar e assinar”.
Posso personalizar a marca da proposta?
Sim, nos planos pagos pode aplicar branding personalizado (logótipo e dados da empresa) e exportar PDFs sem marca de água. Isto aumenta a confiança e profissionalismo percebido.
Como trato revisões antes de assinar?
Edite a proposta no Donizo, reenvie o PDF e o link de revisão/assinatura. Muitos empreiteiros resolvem revisões com 1–2 iterações rápidas, mantendo todo o histórico no mesmo fluxo.
O que acontece depois do cliente assinar?
Recebe confirmação e pode converter a proposta em fatura em um clique (planos pagos), ativando o acompanhamento de pagamentos. Isto reduz falhas de registo e acelera o cash‑flow.
Conclusão
Quando o cliente tem um botão claro de “aceitar e assinar”, as decisões acontecem. Voz‑para‑proposta para criar sem fricção, envio com portal para apresentar com clareza e assinatura digital para fechar no tempo certo. Em geral, verá aprovações mais rápidas, menos emails e menos retrabalho — e, após o aceite, a fatura sai em 1 clique. Se quer tirar propostas da gaveta já hoje, experimente o fluxo no Donizo e torne a assinatura digital o seu padrão.
