Introdução
Quantas vezes você perdeu o serão a reescrever uma proposta, a pedir confirmação por WhatsApp, e depois a refazer tudo na fatura? Não é por má vontade: é o sistema que puxa para trás. Neste guia mostro, de forma prática, como ligar três peças que resolvem o problema de raiz: transformar voz em proposta profissional, recolher assinatura eletrónica válida e converter o acordo diretamente em fatura. O objetivo é simples: menos cliques, menos dúvidas, mais obras fechadas.
Índice
Pontos‑Chave
- Em geral, equipas pequenas poupam 2–4 horas por semana ao passar de notas soltas para voz → proposta automática.
- É comum o tempo de resposta cair de dias para horas; muitos casos relatam assinaturas no mesmo dia quando a proposta chega clara e pronta para assinar.
- Em geral, propostas com fotos e escopo explícito reduzem refações em 30–50% porque resolvem dúvidas à cabeça.
- Normalmente, a conversão proposta → fatura leva menos de 1 minuto quando os dados já estão no sistema, o que acelera o ciclo de caixa.
O Gargalo: Propostas Lentas e Repetição de Dados
Muitos empreiteiros ainda vivem isto: visita feita, fotos no telemóvel, notas no bloco, e o “depois faço a proposta”. O depois vira fim de semana. O cliente arrefece, pede outra coisa, e começa a dança das versões. Em geral, perder 24–48 horas entre visita e proposta diminui a taxa de fecho porque o cliente fala com outra pessoa entretanto.
O Problema em 3 Pontos
- Captura dispersa: áudio num app, fotos noutro, medidas no papel.
- Reescrita constante: o que escreveu na proposta volta a ser escrito na fatura.
- Aprovações informais: “Ok por mensagem” que não segura ninguém quando há disputa.
O Que Falta
Um fluxo único, do terreno ao acordo, que não o obrigue a reescrever tudo duas ou três vezes.
A Solução na Prática: Voz → Proposta Profissional
Com o Donizo, a captura de obra é direta: fala, escreve se quiser, tira fotos — e sai proposta. Isto não é promessa de marketing; é apenas cortar etapas mortas.
Como Funciona
- Captura por voz, texto e fotos: descreve o trabalho no local. A app transforma isso em proposta estruturada.
- Proposta pronta a enviar: PDF com o seu orçamento e escopo, e portal do cliente para ver e aprovar.
- Planos: no plano Discover (gratuito) já faz propostas ilimitadas com voz/texto/imagem e assinatura eletrónica; o PDF exportado leva marca de água. No plano Ascension elimina a marca de água e ativa branding (logo e dados) para ficar com ar 100% profissional.
Detalhes Práticos
- Itens e escopo: descreva por áreas (ex.: entrada, sala, wc). É comum que propostas “por divisão” reduzam dúvidas porque o cliente reconhece o espaço.
- Fotos: anexe 3–6 fotos chave (antes). Em geral, fotos contextuais diminuem as perguntas de “o que está incluído?”
- Templates: no Ascension tem modelos básicos para não começar do zero; no Autopilot tem modelos avançados para trabalhos mais repetitivos.
Exemplo Realista
Visita para trocar quadro elétrico num T2: em 6–8 minutos capta por voz o estado atual, inclui fotos do quadro e do espaço, lista escopo (material, mão de obra, testes) e condicionantes (corte geral, acesso). É comum que a proposta chegue ao cliente antes de você sair do prédio. Quando isto acontece, muitos relatam aumento claro de “sim” no mesmo dia.
Assinatura Eletrónica Que Confirma Escopo Sem Voltar Atrás
A aprovação informal é simpática… até dar problemas. A assinatura eletrónica integrada no Donizo dá-lhe um aceite com validade jurídica e um histórico claro.
O Que Resolve
- Menos vaivém: o cliente abre o portal, revê e assina. Em geral, reduz-se a troca de mensagens pela metade porque o próximo passo está óbvio.
- Escopo protegido: fica registado o que está incluído, evitando “podes só aproveitar e fazer mais isto…”.
- Traço de auditoria: quem assinou, quando, e a versão aprovada.
Como Usar Bem
- Destaque exclusões e premissas logo antes do botão de assinar. Muitas equipas reportam menos pedidos fora de âmbito quando isto é explícito.
- Inclua fotos “antes” no próprio documento. Visual vende e elimina dúvidas.
Exemplo Rápido
Pintura de sala: proposta com fotos, cores definidas e área em m². O cliente assina no portal em 10 minutos. Em geral, casos assim mostram redução de 30–50% em alterações posteriores, porque o combinado ficou cristalino à primeira.
Do Acordo à Fatura em Um Clique
Depois do “sim”, começa outra maratona administrativa em muitas empresas: copiar dados para a fatura. No Donizo, a proposta aceite converte-se em fatura com um clique.
O Que Acontece
- Conversão imediata: todos os dados migram da proposta para a fatura.
- Rastreio de pagamentos: no plano Ascension tem faturação e tracking de pagamentos para não perder o fio.
- No Autopilot, mantém tudo e ainda trabalha com modelos avançados para propostas frequentes.
Boas Práticas
- Use uma referência única por obra (ex.: 2025‑045). Em geral, evita confusão entre proposta e fatura.
- Fature logo o sinal se estiver no acordo. Normalmente, isto encurta o ciclo de caixa de semanas para dias, porque o cliente já está no fluxo digital.
Antes vs Depois
| Aspeto | Estado Atual | Com Fluxo Donizo |
|---|
| Captura | Notas soltas, fotos perdidas | Voz, texto e fotos dentro da proposta |
| Envio | PDF anexado a email | PDF profissional + portal do cliente |
| Aprovação | “Ok” por mensagem | Assinatura eletrónica válida |
| Faturação | Reescrita manual | Conversão 1‑clique, sem retrabalho |
Resultados Reais: Pequenas Equipas, Grandes Ganhos
Cenário 1: Técnico Solo (Manutenção Elétrica)
- Situação: 6–8 chamadas por semana, trabalhos de 250–900 €.
- Mudança: propostas por voz no local, envio imediato e assinatura eletrónica.
- Resultado observado: em geral, poupança de 2–3 horas/semana em escrita, e mais “sim” no mesmo dia porque o cliente recebe a proposta enquanto ainda está quente.
Cenário 2: Equipa de 3 (Pintura Interior)
- Situação: muito retrabalho por escopo pouco claro.
- Mudança: fotos “antes” na proposta, exclusões em negrito, conversão direta para fatura de sinal.
- Resultado observado: é comum ver menos visitas repetidas para “alinhar detalhes” e ciclo de caixa mais curto graças ao sinal faturado logo após a assinatura.
Métricas Que Valem Acompanhar
- Tempo médio visita → envio: mire horas, não dias. Em geral, cair de 48 h para menos de 6 h aumenta o fecho.
- Percentagem de assinaturas no mesmo dia: é comum crescer quando a proposta chega pronta para assinar.
- Propostas com fotos anexas: mantenha acima de 80% para reduzir dúvidas e retrabalho.
Perguntas Frequentes
A assinatura eletrónica tem validade jurídica?
Sim. A integração de e‑signature no Donizo recolhe consentimento formal e regista data, hora e identidade do signatário, formando um aceite com valor legal. Guarde sempre o PDF assinado e o registo do portal.
Quanto tempo demoro da voz até a proposta?
Na prática, capta 5–10 minutos de voz/fotos no local e envia em mais 2–3 minutos. Em geral, muitas equipas ficam confortáveis a enviar ainda durante a visita, o que aumenta a taxa de fecho.
E se o cliente pedir alterações antes de assinar?
Edite o escopo no Donizo e reenvie pelo portal. Em geral, isto reduz a confusão de versões porque só existe uma proposta “ativa” para o cliente ver e aprovar.
Posso usar no plano gratuito?
Sim. O plano Discover permite propostas ilimitadas com voz/texto/imagem, assinatura eletrónica e exportação para PDF (com marca de água). Para branding próprio, faturas e rastreio de pagamentos, use o plano Ascension.
Envie o link do portal por SMS ou mensagem. Em geral, a assinatura eletrónica funciona em qualquer smartphone moderno e evita deslocações apenas para “assinar no papel”.
Conclusão
Se quer mais obras com menos atrito, encurte o caminho do terreno ao “sim”. Captura por voz e fotos, proposta clara, assinatura eletrónica e conversão direta em fatura eliminam duplicação de trabalho e aceleram o dinheiro a entrar. Experimente este fluxo no Donizo: comece no gratuito para validar no seu dia a dia e, quando quiser branding e faturação com tracking, ative o Ascension. O resultado desejado é simples: menos admin, mais margem e clientes que dizem “sim” mais depressa.
