Introdução
Se as pequenas urgências te partem a agenda e roubam a margem, estás longe de estar sozinho. O problema não é a chave inglesa — é o tempo de triagem, o vai‑e‑vem de mensagens e a proposta que sai tarde demais. Aqui explico por que as micro-intervenções drenam horas escondidas e como montas um fluxo simples: triagem clara, proposta narrada por voz ainda no local, assinatura digital imediata e faturação no próprio dia. Resultado? Mais sim no primeiro contacto e menos dias perdidos com papelada.
Índice
Principais Conclusões
- As micro-intervenções costumam consumir 45–90 minutos de administração dispersa por pedido, se não houver processo.
- Reduzir o tempo “da visita ao envio da proposta” para menos de 30 minutos aumenta muito as aceitações no próprio dia.
- Propostas narradas por voz com fotos no local poupam, em geral, 2–3 horas por semana em equipas pequenas.
- Janelas de chegada de 2 horas e um kit de materiais dedicado cortam remarcações e retiram 10–15 minutos por visita.
Porque As Urgências Rebentam a Agenda
A maioria dos empreiteiros sente que as urgências “comem” o dia por três razões: triagem pobre, propostas tardias e escopo a crescer sem controlo.
O Problema
- É comum uma urgência gerar 45–90 minutos de tarefas administrativas (chamadas, mensagens, escrever proposta, enviar PDF, cobrar) que não são cobradas.
- Quando a proposta sai no dia seguinte, o cliente já pediu outro orçamento. Muitos empreiteiros relatam que o atraso mata a taxa de aceitação.
- Sem limites de escopo, o “só mais isto” transforma uma visita de 1 hora num meio-dia, estourando a margem.
A Solução Em Curto
- Tira a decisão do improviso. Define triagem objetiva, proposta imediata e regras de escopo limpo.
- Usa captura por voz, texto e fotos para fechar a proposta ainda no local.
- Pede assinatura digital antes de avançar para trabalhos fora do combinado.
Exemplo Rápido
Um chamado para reparar um sifão: em vez de 5 mensagens + proposta ao fim do dia, capturas por voz no local, anexas 2 fotos, defines o que está e não está incluído e envias para assinatura antes de voltar à carrinha. A aceitação chega em minutos; o recebimento não fica esquecido.
Triagem Que Evita Deslocações Inúteis
Separar “vai já” de “agenda amanhã” salva horas e combustível.
O Problema
Sem triagem, aceitas tudo: trabalho longe, clientes indecisos, problemas que exigem peças que não tens.
A Solução
- Perguntas de triagem em 90 segundos:
- Tipo de problema, acesso, fotos/vídeo, marca/modelo (quando aplicável), pessoas em casa, preferência de janela horária.
- Critérios de go/no‑go:
- Dentro de 20–30 minutos de raio? Peças usuais no kit? Cliente disposto a aprovar no momento? Se não, marca janela e vai preparado.
- Janela de chegada de 2 horas:
- Em geral, janelas curtas reduzem remarcações em cerca de metade, especialmente em áreas urbanas.
Exemplo
Canalizador em Lisboa: chamadas até às 10h são triadas e, se cumprir critérios, entram numa janela 11h–13h. O resto vai para a tarde com lista de peças. Resultado típico: menos voltas e menos “desculpe, não dá hoje”.
Proposta Imediata E Assinatura No Local
Queres mesmo parar o ping‑pong? Entrega decisão pronta, não rascunhos.
O Problema
Propostas a partir de notas soltas atrasam 24 horas. O cliente esfria. E tu ficas a reescrever textos ao fim do dia.
A Solução
- Captura no local por voz, texto e fotos e transforma em proposta clara em minutos.
- Envia o PDF por email com acesso a portal do cliente, pede assinatura digital legal e, após aceite, converte a proposta em fatura no mesmo fluxo.
- Em geral, cortar o tempo “visita → envio” para menos de 30 minutos quase duplica as aceitações no próprio dia.
Com o Donizo, podes:
- Falar, escrever ou fotografar no local e gerar a proposta de imediato (voice‑to‑proposal).
- Enviar PDF com a tua marca e pedir assinatura eletrónica válida.
- Após aceite, converter a proposta em fatura num clique e acompanhar pagamentos sem folhas de cálculo.
Exemplo Real
“Troca de misturadora” em T2:
- Antes: 2h totais (deslocação + 30 min de obra + 40 min a escrever proposta à noite + 10 min a cobrar dias depois).
- Depois: 1h20 totais (deslocação + 30 min de obra + 10 min de proposta por voz com 3 fotos + aceite em 5 min + faturação no momento). Em geral, só este ajuste liberta 2–3 horas por semana numa micro‑equipa.
Comparação
| Aspeto | Estado Atual | Melhoria |
|---|
| Tempo visita → envio | 12–24 h | 10–30 min |
| Voltas de email | 4–6 mensagens | 1 envio + assinatura |
| Recebimento | Dias depois | No próprio dia em muitos casos |
Limitar Escopo Sem Perder a Venda
Diz o que está incluído e mantém a porta aberta para o resto — pago à parte.
O Problema
“Já que aqui está…” mata margens. Escopo a crescer sem registo formal vira discussão na cobrança.
A Solução
- Escreve escopo “fechado”: o que está incluído, o que não está e pressupostos (acesso, corte de água, estado prévio).
- Usa fotos do “antes” e do “depois” na proposta — reduz reclamações e dúvidas técnicas.
- Para extras, pede mini‑proposta adicional com assinatura digital antes de começar. Leva 3–5 minutos e evita o “pensei que estava incluído”.
Detalhes Práticos
- Validade: 24–48 h em urgências para acelerar decisões.
- Janela de execução: “até 60 min no local” e preço para tempo extra por blocos de 30 min.
- Materiais: lista curta do que levas; preço de peças especiais mediante aprovação.
Prevenir: O Teu Playbook De Micro-Intervenções
Queres previsibilidade? Estandardiza.
O Problema
Sem um playbook, cada urgência é um caso, e cada caso rouba tempo.
A Solução
- Matriz de preços simples:
- Deslocação + 60 min base + blocos adicionais. Em geral, isto evita negociações demoradas e dá segurança ao cliente.
- Kit de materiais dedicado:
- Consumíveis e peças rápidas. Normalmente, retira 10–15 minutos por visita.
- Mensagens‑tipo e modelos:
- Texto para triagem, confirmação e “pronto para assinar”. No Donizo, podes partir de modelos e repetir o que funciona.
- Slots fixos diários:
- 60–90 min ao início da manhã e outro ao início da tarde reservados a urgências, para não canibalizar obras maiores.
- Métricas que interessam:
- Tempo visita → envio (alvo: menos de 30 min)
- Tempo envio → aceite (alvo: menos de 2 horas)
- Percentagem faturada no dia da execução
- Remarcações por janela horária
Exemplo De Implementação Em 7 Dias
- Dia 1: Define triagem e mensagens‑tipo.
- Dia 2: Monta kit de materiais e matriz de preços.
- Dia 3: Configura modelos de proposta no Donizo e testa captura por voz com fotos.
- Dia 4–5: Piloto em 5 chamadas; ajusta textos de escopo/pressupostos.
- Dia 6: Treina a equipa para pedir assinatura antes de sair do local.
- Dia 7: Revê métricas; ajusta janelas horárias.
Perguntas Frequentes
E Se O Cliente Só Diz “OK” Por SMS?
Um “OK” por mensagem é fraco para te proteger. A assinatura eletrónica vincula termos, preço e escopo. Em geral, reduz disputas e acelera o arranque. No Donizo, o cliente recebe o PDF e assina digitalmente em minutos.
E Se Não Houver Internet No Local?
Capta por voz e fotos e guarda rascunho. Assim que tiveres rede, finalizas e envias. Muitos empreiteiros trabalham assim em caves/garagens sem sinal e enviam a proposta ainda no mesmo deslocamento.
Como Evitar Que O Escopo “Estoure” No Meio Da Visita?
Escreve tempo base incluído e preço por blocos adicionais no corpo da proposta. Se surgir extra, cria uma mini‑proposta adicional e pede assinatura antes de avançar. Leva 3–5 minutos e protege a margem.
Como Cobro Rápido Sem Parecer Agressivo?
Define no texto: “Faturação no momento da conclusão”. Com Donizo, após o cliente assinar, transformas a proposta em fatura num clique e acompanhas o estado de pagamento sem Excel.
Isto Funciona Para Equipas De 1–2 Pessoas?
Funciona especialmente bem. Em geral, a captação por voz e o envio imediato libertam 2–3 horas por semana — diferença que sentes logo no fim do mês.
Conclusão
As urgências não precisam de te partir o dia. Com triagem objetiva, proposta imediata no local e limites de escopo, transformas chamadas caóticas em trabalho previsível e pago no dia. Se queres cortar o tempo “visita → envio” para minutos e fechar com assinatura digital, experimenta o Donizo: fala, gera a proposta com fotos, envia, recebe a assinatura e converte em fatura sem retrabalho. Menos administração, mais obras bem feitas.
