Introducción

¿Sigues haciendo presupuestos en Excel a medianoche? No estás solo. Excel salva trabajos, pero también es el motivo de muchos errores de fórmula, versiones duplicadas y horas que no vuelven. En este artículo comparo, con gorra de obra puesta, dos formas de trabajar: hojas de cálculo tradicionales frente a propuestas por voz con Donizo. Verás cuándo una te da velocidad, cuándo la otra tiene sentido, y cómo cerrar antes con menos ida y vuelta.

Tabla de Contenidos

• Puntos Clave
• Excel Para Presupuestos: Pros, Contras Y Trampas Ocultas
• Propuestas Por Voz Con Donizo: Rapidez Y Cierre
• Tabla Comparativa: Excel Vs Propuestas Por Voz
• Casos De Uso Reales: Que Elegir En Cada Escenario
• Costes Y Riesgos: Lo Que No Ves En La Oficina
• Preguntas Frecuentes
• Conclusión

Puntos Clave

• En general, pasar notas de obra a un presupuesto en Excel lleva 45–90 minutos por trabajo; con voz a propuesta puedes reducir ese tiempo a minutos.
• Es común que las hojas con 30+ partidas y varias pestañas generen errores que recortan 2–5 puntos de margen si no se detectan.
• Muchos clientes deciden en 24–72 horas cuando reciben un PDF claro con e‑firma y portal de cliente; reduce el ida y vuelta a la mitad.
• Convertir la aceptación en factura al instante evita fugas de seguimiento y acelera el cobro desde el día uno.

Excel Para Presupuestos: Pros, Contras Y Trampas Ocultas

El Problema

Excel es flexible y barato a primera vista, pero escala mal cuando crecen los trabajos o el equipo. Con más de una versión circulando, empiezan los “¿cuál es el último?”. En general, preparar un presupuesto básico desde notas sueltas toma 45–90 minutos, y cada revisión posterior añade 10–20 minutos más. Es común que fórmulas rotas o celdas arrastradas sin querer terminen costando margen.

La Solución Con Excel (Si Te Quedas)

• Crea una plantilla bloqueada (protege celdas con fórmulas).
• Usa nombres de rango y controles de validación para unidades y IVA.
• Guarda con control de versiones: fecha + código de cliente.
• Define un flujo: notas de obra → plantilla → PDF → envío por email.

Ejemplo Realista

Trabajo de pintura interior, 4 estancias, 28 partidas. Con Excel: 60 minutos para montar el presupuesto desde notas, 15 minutos para ajustes tras la llamada del cliente, 5 minutos para exportar y enviar. Total: ~80 minutos. Riesgo detectado: fórmula de rendimiento no actualizada en una pestaña, diferencia de 180 € no prevista.

Propuestas Por Voz Con Donizo: Rapidez Y Cierre

El Problema

Muchos contratistas pierden el impulso del “sí” porque tardan en transformar lo visto en obra en una propuesta formal. Si esperas a volver a la oficina, la memoria se diluye y aparecen dudas. Commonly, ese retraso se come 1–2 horas por semana solo en reescritura de notas.

La Solución: Captura Y Cierra Rápido

• Voice to Proposal: dicta en obra lo que ves, adjunta fotos y detalles, y genera una propuesta profesional al momento.
• Envío inmediato: PDF con tu marca (en planes de pago) y acceso a portal de cliente por email.
• E‑firma integrada: aceptación legal sin imprimir ni desplazarte.
• De propuesta a factura en un clic: convierte la aceptación en factura y registra el cobro con seguimiento (en planes de pago con facturación y tracking).

En general, capturar por voz reduce el tecleo en un 50–70% en trabajos repetitivos y recorta el tiempo de entrega de propuestas a minutos. Muchos clientes deciden en 24–72 horas cuando pueden firmar digitalmente sin fricción.

Ejemplo Realista

Mismo trabajo de pintura interior. En obra, grabas 3–4 notas de voz con superficies, calidades y fotos. Generas la propuesta y la envías antes de salir del portal. El cliente la recibe con enlace al portal, la revisa y firma esa tarde. Tiempo total tuyo: 10–15 minutos. La aceptación se convierte en factura al instante y queda registrada para seguimiento.

Tabla Comparativa: Excel Vs Propuestas Por Voz

Casos De Uso Reales: Que Elegir En Cada Escenario

Trabajos Pequeños De Repetición (p. ej., mantenimiento, pintura, fontanería)

• Problema: mucho volumen, poco ticket; el cuello de botella es el tiempo de propuesta.
• Recomendación: propuestas por voz. En general, aquí puedes ahorrar 2–3 horas por semana y convertir respuestas el mismo día.
• Ejemplo: cambios de grifería en comunidad. Dictas, envías y recibes e‑firma sin visitas extra.

Reformas Con Muchas Partidas Y Dependencias

• Problema: 40–80 partidas, cambios de alcance, varias revisiones.
• Recomendación: combina. Captura por voz para no perder detalle en obra y usa plantillas de Donizo para estructura. Si insistes en Excel, usa una sola “fuente de verdad” y bloquea fórmulas.
• Dato práctico: es común que, con 30+ partidas, Excel genere ajustes tardíos; con propuesta por voz reduces el traspaso manual, que es donde nacen la mayoría de errores.

Equipo Comercial Con Varios Técnicos

• Problema: cada uno “tiene su Excel” y el cliente recibe formatos distintos.
• Recomendación: centraliza en Donizo para estandarizar propuesta, e‑firma y conversión a factura. Commonly, estandarizar formatos reduce el ida y vuelta por aclaraciones a la mitad.

Costes Y Riesgos: Lo Que No Ves En La Oficina

Coste De Oportunidad Por Retraso

Cada día que tarda una propuesta, el cliente avanza con otra. Muchos contratistas observan que enviar en 24 horas duplica las opciones de cierre frente a 3–5 días.

Pérdidas De Margen Por Errores

En general, una fórmula mal arrastrada o un redondeo inexacto en Excel puede comerse 2–5 puntos de margen en trabajos pequeños. Con captura por voz y plantillas estructuradas reduces el copiado manual, que suele ser el origen.

Fricción En La Aceptación

La firma en papel implica imprimir, firmar, escanear o ir a obra solo para un garabato. Con e‑firma integrada y portal de cliente, es común cerrar en 24–72 horas y dejar registro legal claro de condiciones y alcance.

Trazabilidad Hasta La Factura

Cuando conviertes la aceptación en factura con un clic y haces seguimiento de pagos en el mismo flujo, desaparecen traspasos manuales que luego cuestan llamadas y recordatorios.

Preguntas Frecuentes

¿Cuándo me conviene seguir con Excel?

Si haces pocos presupuestos al mes y tienes una plantilla muy probada, Excel puede servir. Aun así, bloquea celdas con fórmulas, controla versiones y exporta siempre a PDF para evitar ediciones del cliente.

¿La e‑firma es legal para obras privadas?

En general, las firmas electrónicas que cumplen marcos como eIDAS en la UE o ESIGN en EE. UU. son válidas para acuerdos privados. Aporta trazabilidad de aceptación. Consulta a tu asesor para requisitos locales y tipos de contrato específicos.

¿Puedo usar Donizo gratis?

Sí. El plan Discover permite propuestas ilimitadas con voz/texto/imágenes, e‑firma y exportación a PDF con marca de agua. Los planes de pago añaden branding sin marca de agua, facturación y seguimiento de pagos, plantillas y soporte prioritario.

¿Qué pasa si el cliente quiere papel?

Envía la propuesta por email y, si lo pide, imprime el PDF. Aun así, ofrece la e‑firma: muchos clientes la prefieren porque evita desplazamientos y acelera el inicio de obra.

¿Trabajo en dos idiomas; cómo lo resuelvo?

El plan Autopilot de Donizo ofrece soporte multi‑idioma para propuestas. Útil si atiendes clientes extranjeros o zonas bilingües.

Conclusión

Excel ha sido el “cuchillo suizo” de la oficina, pero cuando la prioridad es responder rápido y cerrar sin fricción, las propuestas por voz con Donizo ganan por velocidad y trazabilidad. Capturas en obra, envías un PDF profesional con portal de cliente, recibes e‑firma legal y conviertes a factura al instante. Empieza con el plan gratuito para probar el flujo; cuando necesites branding, facturación y seguimiento de pagos, sube a un plan de pago y consolida todo en el mismo sitio.