Introdução

Já todos lá estivemos: obra com escopo incerto, cliente quer avançar e o orçamento fechado seria um tiro no escuro. Aí entra o T&M (Tempo & Materiais). Funciona bem quando a realidade ainda está escondida atrás de paredes e tetos, mas só é tranquilo se controlares registos, aprovações e comunicação. Neste guia mostro-te o que resulta em obra real: regras simples, registos no próprio dia e preços sem surpresas. No fim, deixo um fluxo de trabalho prático que te poupa horas e reduz discussões.

Índice

• Principais Aprendizagens
• Quando Usar T&M E Como Evitar Riscos
• Registos Que Contam: Horas, Materiais E Aprovações
• Preços, Markup E Comunicação Sem Surpresas
• Fluxo Diário: Da Frente De Obra Ao Envio Da Fatura
• Ferramentas Simples Que Ajudam
• Perguntas Frequentes
• Conclusão

Principais Aprendizagens

• Em geral, equipas que registam horas e materiais no mesmo dia reduzem discussões em cerca de um terço.
• É comum ver 5-10% de derrapagem quando consumíveis e pequenas compras não são registados de forma consistente.
• Muitos empreiteiros poupam 2-3 horas por semana ao ditar notas por voz diretamente para a proposta/relatório.
• Em geral, aprovações digitais no dia aumentam a aceitação em 10-20 pontos percentuais e aceleram a faturação.

Quando Usar T&M E Como Evitar Riscos

T&M brilha quando há incógnitas: reparações, demolições exploratórias, intervenções urgentes ou projetos com decisões em aberto.

Problema

Sem limites e regras, T&M pode virar uma torneira aberta de horas e compras, com o cliente a sentir-se “surpreendido” no fim.

Solução

1. Define gatilhos de uso de T&M

   • “Aplicamos T&M quando há condições ocultas, urgências ou decisões de cliente a decorrer.”
   • Em geral, isto reduz pedidos de desconto no fim porque a expectativa foi alinhada.

2. Formaliza uma autorização T&M antes de começar

   • Inclui tarifas, markup de materiais/alugueres, janelas horárias, deslocações e como serão os registos.
   • Usa assinatura digital para arrancar no próprio dia.

3. Acrescenta um teto indicativo e alertas

   • “Trabalhamos até X horas ou Y euros; alertamos ao atingir 75%.”
   • Muitos clientes relaxam quando veem que há travões e checkpoints.

Exemplo Real

Ligação de emergência para infiltração numa moradia. Autorização T&M com tarifas e alerta a 1.000 €. Ao chegar aos 750 €, ligaste, explicaste o que faltava e o cliente aprovou mais 4 horas. Resultado: zero contestação na fatura.

Registos Que Contam: Horas, Materiais E Aprovações

Sem registos, não há memória. E sem memória, não há pagamento pacífico.

Problema

Horas “de cabeça”, talões perdidos e extras verbais geram contas redondas que o cliente desconfia.

Solução

4. Regista no próprio dia (não amanhã)

   • Hora de chegada/saída, nomes, tarefas, esperas e deslocações.
   • Em geral, registos diários reduzem contestação em cerca de um terço.

5. Lança também os pequenos consumíveis

   • Fita, buchas, discos, sacos de entulho… somam rapidamente.
   • É comum desaparecerem 5-10% do valor se não houver método.

6. Capta aprovações rápidas para desvios

   • Sempre que houver mudança de direção: “Quer avançar com X? Estimamos 2-3 horas e 80-120 € em materiais.”
   • Confirma por e-mail/SMS ou, idealmente, com assinatura digital naquele momento.

Exemplo

Durante a troca de sifão, a equipa identifica tubagem corroída. Mensagem ao cliente com foto e texto claro: “Troca parcial, 1,5-2 h, 35-50 € materiais; avançamos?” Aprovação registada. Fatura aceite sem debates.

Preços, Markup E Comunicação Sem Surpresas

Preço claro mata dúvidas. T&M precisa de tabela fácil de ler e de linguagem simples.

Problema

Tarifas confusas e notas vagas (“materiais diversos”) geram fricção e pedidos de desconto.

Solução

7. Tabela de tarifas visível e simples

   • Hora normal, hora extra/fim de semana, deslocação, taxa mínima, tempo de compra e estacionamento quando relevante.
   • Em geral, 15-20% das horas totais pode vir de deslocações e compras; explicitar isto reduz discussões.

8. Markup declarado para materiais e alugueres

   • “Materiais e alugueres com markup de X% para seleção, compra, logística e garantia.”
   • Muitos empreiteiros notam que, com a frase certa na autorização, as contestações caem pela metade.

9. Resumos semanais ao cliente

   • Horas por dia, materiais comprados, fotos-chave e previsão da próxima semana.
   • Em geral, clientes que recebem estes resumos fazem menos perguntas na fatura final e pagam mais rápido.

Exemplo

Obra de 3 semanas T&M: cada sexta-feira seguiu um PDF com horas diárias, 12 linhas de materiais, 6 fotos e “próximos passos”. Pagamento no fecho sem uma única troca de e-mails.

Fluxo Diário: Da Frente De Obra Ao Envio Da Fatura

Fluxo simples ganha-te dias ao calendário e paz de espírito.

Problema

Notas espalhadas, talões perdidos e proposta inicial desatualizada atrasam o fecho e criam dúvidas.

Solução

• Captura no local → aprova no dia → resume à semana → fatura no fecho.
• Em geral, aprovações no próprio dia aumentam a taxa de aceitação em 10-20 pontos percentuais.

Como fazer na prática

1. No início: autorização T&M assinada digitalmente.
2. Todos os dias: registos de horas e materiais com notas curtas e fotos quando ajuda.
3. Sempre que muda algo: pedido de aprovação rápida por escrito (uma frase objetiva basta).
4. Sexta-feira: enviar resumo semanal.
5. Fecho: fatura com base nos registos, anexando aprovação(s) e resumo(s).

Exemplo

Pequenas reparações num condomínio: 4 intervenções em 10 dias. Com registos diários e aprovações por escrito, a faturação saiu 24 horas após o último dia. O administrador pagou no prazo sem uma chamada.

Ferramentas Simples Que Ajudam

Não é sobre ter 20 apps; é sobre não perder informação.

Problema

Troca-se velocidade por precisão e no fim perdem-se horas a montar uma fatura que “convence”.

Solução

• Ditado por voz para notas no local
  • Muitos empreiteiros poupam 2-3 horas/semana ao falar para o telemóvel em vez de digitar no fim do dia.
• Assinaturas digitais no momento
  • Arranque de obras e aprovações sem esperar “que o cliente esteja em casa”.
• Conversão direta para fatura
  • Menos copiar/colar, menos erros.

Onde o Donizo entra

• Com o Donizo captas detalhes por voz, texto e fotos e geras uma proposta/autorização T&M em minutos (Voice to Proposal).
• Envias PDF profissional por e-mail com portal do cliente e recolhes aceitação com assinatura eletrónica.
• No fecho, transformas a proposta aceite em fatura num clique com gestão de faturação e acompanhamento de pagamentos.
• Precisas de relatórios? No plano Autopilot tens exportação de relatórios de trabalho; no Ascension tens branding personalizado e modelos básicos para padronizar.
• A suporte prioritário e o dashboard de análise ajudam-te a ver o que acelera aprovações.

Perguntas Frequentes

T&M ou preço fechado: quando escolher cada um?

Usa T&M quando o escopo está incerto (reparações, urgências, exploração) ou quando o cliente quer decidir materiais/soluções durante a obra. Preço fechado funciona melhor com escopo fechado, medições claras e detalhes definidos. Muitos empreiteiros usam T&M para a fase de descoberta e convertem para preço fechado quando o desconhecido desaparece.

Como definir tarifas e markup de forma justa?

Lista hora normal, hora extra, deslocação, tempo de compras e estacionamento se aplicável. Define um markup que cubra compra, logística, risco e garantia. Explica ao cliente em linguagem simples: “o markup cobre gestão e risco; se algo falhar, substituímos sem custo para si”. Transparência reduz fricção.

O cliente pode aprovar por SMS ou e-mail?

Sim. Qualquer confirmação por escrito ajuda. Ainda assim, assinaturas digitais dão-te mais segurança e costumam acelerar o sim no mesmo dia. Em geral, equipas que usam assinatura digital reportam menos idas e voltas e faturam mais rápido.

Como evito surpresas no valor final?

Define um teto indicativo, envia resumos semanais e dispara um alerta aos 75% do teto. Quando surgir um desvio, pede autorização por escrito com uma estimativa de horas e materiais. Isto cria uma “linha de tempo” clara que o cliente entende e aceita.

O que fazer com tempos de deslocação e compras?

Inclui-os na tabela de tarifas e regista-os como qualquer outra hora. Em geral, 15-20% do total pode vir destas tarefas. Quando estão explicitados na autorização e nos registos, as contestações caem drasticamente.

Conclusão

T&M não tem de ser sinónimo de contas discutidas. Com regras claras no arranque, registos diários, aprovações rápidas e resumos semanais, transformas incerteza em confiança. Se queres poupar tempo e fechar o ciclo mais depressa, captura por voz no local e gera a autorização em minutos com o Donizo. Recolhe assinatura eletrónica, e no fim converte para fatura num clique. Menos papel, menos atrasos, mais trabalho bem pago.